Ajánlattételi felhívás
nem közbeszerzési eljárásban ajánlattételre felkért Ajánlattevő számára
az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal beszerzéseiről szóló 2/2024. (III. 25.) számú polgármesteri és jegyzői együttes intézkedés II. fejezet 4.2 pontja alapján lefolytatott közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű nyílt beszerzési eljárás
1. Ajánlatkérő adatai:
Név: Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal
Cím: 1092 Budapest, IX., Bakáts tér 14.
Ajánlatkérői jogkör gyakorlója: az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal beszerzéseiről szóló 2/2024. (III. 25.) számú polgármesteri és jegyzői együttes intézkedés II. fejezet 4.1. pontja alapján Baloghné dr. Nagy Edit címzetes főjegyző
Kapcsolattartó: Lits Bálint irodavezető, Tel: +36-70-332-5942
E-mail cím: lits.balint@ferencvaros.hu
Az ajánlatkérés tárgya:
Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal részére irattári iratanyagok iratrendezési munkálatainak végzése, igény szerint iratszállítási szolgáltatással.
2. A tevékenység ellátásával kapcsolatos műszaki követelményrendszer
2.1 Ajánlattevő az iratrendezési munkálatok keretében vállalja, hogy az iratok rendezése során külön választja – mind az iktatott, mind a nem iktatott iratanyagok esetében – a selejtezhető, Budapest Főváros Levéltárának átadandó és a Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) által őrzendő iratokat,
2.2. Ajánlattevő tudomásul veszi, hogy Ajánlatkérő valamennyi irattári telephelyén elhelyezett ügytípus tekintetében – Bakáts tér 14, Ráday u. 26., Lenhossék u. 24-28., Tűzoltó 32/B., Lónyay u. 15., Ferenc krt., 8., Bakáts utca 8. – kérhet iratrendezést,
2.3. Ajánlatkérő kiköti, hogy az iratok irattáron belüli és az irattári telephelyek közötti szükség szerinti áthelyezéséről, szállításáról Ajánlattevő gondoskodik.
2.4. Ajánlattevő vállalja, hogy Ajánlatkérő egyedi megrendeléseiben jelöli meg a rendezendő iratokat, az elvégzendő feladatokat, a teljesítési határidőt,
2.5. Ajánlattevő vállalja, hogy irattári költözés során az iratokat sáv, év, irattári jel szerint rendezi, a dobozokat polcra helyezi,
2.6. Ajánlattevő vállalja, hogy a selejtezésre jelölt iratokat Budapest Főváros Levéltára jóváhagyásáig elkülönítetten kezeli, olyan módon, hogy az esetleges visszavétel lehetséges legyen,
2.7. Ajánlattevő vállalja, hogy a selejtezendő iratokról selejtezési jegyzőkönyvet készít,
2.8. Ajánlattevő vállalja, hogy a rendezett – iktatott és nem iktatott – iratokat nem savmentes papírból készült levéltári dobozba helyezi,
2.9. Ajánlattevő vállalja, hogy a bedobozolt iratokról raktárjegyzéket készít, sávonként évente, mely az alábbi adatokat tartalmazza:
a) a dobozszámot,
b) sáv/osztály,
c) iktatószám (tól-ig),
d) tárgy,
e) irattári jel(ek),
f) keletkezés éve,
g) selejtezhetőség éve,
h) Budapest Főváros Levéltárának átadás éve.
2.10. Ajánlattevő vállalja, hogy az elkészült raktárjegyzéket elektronikus formában átadja Ajánlatkérő részére. A jegyzék alapján a dobozokat öntapadós címkével látja el, mely tartalmazza jelen ajánlattételi felhívás a 2.9. pontjában foglalt adatokat,
2.11. Ajánlattevő vállalja, hogy a munkaterületen a vonatkozó biztonsági előírásokat betartja,
2.12. Ajánlattevő vállalja, hogy a munkálatok végzése során a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) számú Kormányrendelet és a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a kapcsolódó hatályos jogszabályok rendelkezéseit köteles betartani, figyelemmel az alábbiakra:
a) 1973. december 31. napjáig keletkezett iratok selejtezését az 1/1960. (T.K.10.) K.E. számú utasítás ügykörjegyzéke szerint végzi, azzal a különbséggel (8/1973 MT TH. sz. u. 36. § (4)), hogy a 3 éves selejtezési időt 2 évesnek, a 4 évest 5 évesnek, a 20-25-32 évest 30 évesnek, az 50 évest 75 évesnek kell tekinteni,
b) 1974. január 1. és 1984. december 31. között keletkezett iratok selejtezését a 8/1973. (TK 51.) MT TH utasítás szerint végzi,
c) 1985. január 1. és 1999. december 31. között keletkezett iratok selejtezését a 2/1984. (TK 28.) MT TH számú utasítás szerint végzi,
d) a 2000-ben és az ezután keletkezett iratok selejtezését a 38/1998. (IX.04.) BM rendelet, a 2004. után keletkezett iratok selejtezését a 45/2003. (XII.02.) BM és a 12/2006. (XII.18.) ÖTM rendelet szerint kell végezni,
e) a 2010-ben és az azután keletkezett iratok selejtezését a 29/2009. (X.30.) ÖM rendelet alapján kell végezni,
f) a 2013. január 1. napja után keletkezett iratokat a 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet alapján kell végezni,
2.13. Ajánlattevő vállalja, hogy a munkálatok végzése során Ajánlatkérő utasításait betartja,
2.14. Ajánlattevő vállalja, hogy a feladatellátás során Ajánlatkérővel folyamatosan egyeztet.
2.15. Ajánlattevő vállalja, hogy a jelen ajánlattételi felhívásban felsorolt munkálatok végzése során a tudomására jutott adatok és információk tekintetében teljes körű titoktartási kötelezettség terheli.
3. A tevékenység ellátásához Ajánlatkérő biztosítja:
3.1. Ajánlatkérő vállalja, hogy Ajánlattevő részére az ajánlata megtételét megelőzően, előre egyeztetett időpontban helyszíni bejárást biztosít,
3.2. Ajánlattevő vállalja, hogy az iratok rendezéséhez munkaterületet biztosít,
3.3. Ajánlatkérő kijelenti, hogy Ajánlattevőnek a selejtezendő iratokról iktatószámszintű jegyzéket nem kell készíteni,
3.4. Ajánlatkérő vállalja, hogy a selejtezési jegyzék záradékoltatásáról, a selejtezési jegyzőkönyv levéltári beküldéséről gondoskodik,
3.5. Ajánlatkérő kijelenti, hogy Ajánlattevő alvállalkozó igénybevételére jogosult,
3.6. Ajánlatkérő kiköti, hogy Ajánlattevővel határozott idejű keretszerződést köt, amely nem jár megrendelési kötelezettséggel. Ajánlatkérő kijelenti, hogy a keretszerződés keretösszege nettó 8.700.000,- Ft. A keretszerződés hatálya a keretösszeg felhasználásig, a keretösszeg kimerülése hiányában pedig legkésőbb azonban 2025. április 30. napjáig terjed.
4. Ajánlat benyújtásának helye, módja és ideje:
4.1. Ajánlattevőnek ajánlatát papír alapon egy példányban kell benyújtani. Az ajánlat elkészítésével és benyújtásával kapcsolatban felmerülő valamennyi költséget, kockázatot az Ajánlattevőnek kell viselnie.
4 .2. Az ajánlatnak tartalmaznia kell:
4.2.1. Kitöltött és cégszerűen aláírt „ajánlattételi nyilatkozat” (cégszerű aláírásnak minősül: az ajánlattevő azon cégjegyzésre jogosult képviselőjének, vagy képviselőinek az aláírása, aki(k)nek az aláírási címpéldányát az ajánlathoz csatolták, továbbá a cégbélyegző lenyomat, vagy a Cégkivonatban szereplő pontos cégnév – aláírás mellett/alatt/felett történő – feltüntetése),
4.2.2. Az Ajánlattevő cégjegyzésre jogosult személy(ek) eredeti aláírási címpéldánya(i), vagy annak egyszerű másolata,
4.2.3. Az Ajánlattevő az ajánlattételi határidőt megelőző 60 napnál nem régebbi cégkivonatának egyszerű másolata, vagy a Céghírekből nyomtatott példánya, egyéni Ajánlattevő esetén az Ajánlattevői igazolvány egyszerű másolata.
4.3. Az ajánlati dokumentációt 1 példányban a cégjegyzésre jogosultak által cégszerűen aláírva, az Ajánlattevő nevének és címének megjelölésével ellátott 1 db zárt borítékban/csomagban kell benyújtani.
4.4. Az ajánlatok benyújthatóak személyesen, vagy meghatalmazott útján: Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal,1092 Budapest, IX., Bakáts tér 14. III/58. szoba.
4.4.1. Az ajánlat zárt borítékban nyújtható be. A borítékon fel kell tüntetni:
– az Ajánlattevő nevét és címét,
– a címzett – Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal 1092 Budapest, IX., Bakáts tér 14. – megjelölését,
– „IRATRENDEZÉS” jeligét.
4.5. Az Ajánlattevő ajánlattételi nyilatkozatát az 1. számú melléklet kitöltésével kell megtennie.
4.6. Ajánlattevő tudomásul veszi, hogy az ajánlatában meghatározott költségeken kívül egyéb költség elszámolására nem jogosult.
4.7. Az ajánlattételi dokumentum benyújtásának határideje: 2024. május 10. 10.00 óra
4.8. Az Ajánlattevő az ajánlattételi felhívással kapcsolatban 2024. május 9. 16.00 óráig a lits.balint@ferencvaros.huemail címen kérhet információt.
4.9. Ajánlatkérő az ajánlattételi felhívást, Ajánlattevő pedig az ajánlatát annak benyújtásának határidejéig – 2024. május 10. 10.00 óráig – kiegészítheti, módosíthatja. A kiegészítésre, módosításra a pályázat benyújtására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
4.10. A benyújtási határidő elmulasztása, valamint ha az Ajánlattevő a borítékon nem tüneti fel a nevét, címét, elérhetőségét, illetve, hogy „IRATRENDEZÉS”, a pályázat érvénytelenségét vonja maga után.
4.11. Ajánlatkérőtől a benyújtott ajánlat nem igényelhető vissza, azokat Ajánlatkérő bizalmasan kezeli és megőrzi.
5. Az ajánlat bontási, bírálati szempontjai
5.1. A beérkezett ajánlat borítékbontása: 2024. május 10. 10:30 óra
5.2. Ajánlatkérő felhívja Ajánlattevő figyelmét, hogy a bontási eljárás nem nyilvános. Az Ajánlatkérő az elkésett ajánlatot érvénytelenné nyilvánítja, és felbontás nélkül megőrzi.
5.3. Hiánypótlás: Amennyiben Ajánlatkérő a borítékbontást követően az ajánlat kiegészítését, pontosítását tartja szükségesnek, a pályázatban megadott e-mail címre küldi észrevételét, kérését. Amennyiben Ajánlattevő a kiegészítésre, pontosításra vonatkozó kérésnek a megadott határidőig nem tesz eleget, az pályázata érvénytelenségét vonja maga után.
5.4. Érvénytelen az ajánlat, ha a tisztázandó kérdésre adott válasz, illetve a hiánypótlás ellenére sem felel meg az ajánlattételi felhívásban meghatározott tartalmi vagy formai feltételeknek. A nettó egységár és/vagy a súlyszámmal szorzott nettó egységár megjelölése nélkül érkezett ajánlat érvénytelen.
5.5. Értékelés tervezett időpontja: 2024. május 13. 12.00.
5.6. Ajánlatkérő az ajánlatok összegszerűsíthető elbírálása érdekében, különböző súlyszámokat támaszt szolgáltatásonként. Az ajánlatok elbírálásának szempontja a az összességében legkedvezőbb ár – figyelembe véve a súlyszámokkal szorzott nettó vállalási egységárakat -. . Ajánlatkérő kiköti, hogy döntését nem indokolja, továbbá fenntartja a jogot, hogy az eljárást indokolás nélkül bármikor eredménytelennek nyilvánítsa, illetve az ajánlattételi határidő lejárta előtt az ajánlattételi felhívást visszavonja.
5.7. Ajánlatkérő kiköti, hogy az eljárás tárgyalás nélküli.
5.8. Az Ajánlatkérő az elbírálás határidejét egy alkalommal, indoklás nélkül 3 munkanappal meghosszabbíthatja, melynek tényéről az Ajánlattevőt elektronikus úton tájékoztatni köteles.
6. Eredményhirdetés napja, módja: 2024. május 13. elektronikus úton, email-ben.
6.1 Ajánlattevővel a szerződéskötés tervezett időpontja:
2024. május 16.
Ajánlatkérő felhívja Ajánlattevő figyelmét, hogy a megjelölt időpont tájékoztató jellegű, a pontos dátumról és a helyszínről az Ajánlatkérő – az ajánlat elbírálását követően – elektronikus levélben értesíti Ajánlattevőt.
7. Egyéb információk
Nyertes Ajánlattevővel Ajánlatkérő vállalkozási keretszerződést köt.
Ajánlatkérő előleget nem fizet. A szolgáltatás elvégzéséért járó díj kifizetése az egyedi megrendelések igazolt teljesítését követően, számla alapján történik. Ajánlattevő a számlát az Ajánlatkérő általi teljesítés igazolás alapján nyújthatja be. Ajánlatkérő az ellenszolgáltatást átutalással teljesíti, a számla kiállítását követő 30 napon belül.
Budapest, 2024. május 02.
Baloghné dr. Nagy Edit
címzetes főjegyző
1. számú melléklet
AJÁNLATTÉTELI NYILATKOZAT
Alulírott ………………………………………….. mint a(z) ……………………………………. (cégnév, székhely) Ajánlattevő cégjegyzésre jogosult képviselője felelősségem tudatában
n y i l a t k o z o m,
hogy
a Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal, mint Ajánlatkérő által indított
1. A „Budapest Főváros IX. Kerület Ferencvárosi Polgármesteri Hivatal részére iratrendezési munkálatok végzése igény szerint iratszállítási szolgáltatással tárgyú beszerzési eljárásban részt kívánunk venni.
2. Tudomásul vesszük, hogy a megadott ajánlati feltételek ránk, mint Ajánlattevőre nézve kötelező érvényűek.
3. Kijelentjük, hogy az ajánlatkérésben és annak mellékletében foglalt valamennyi formai és tartalmi követelményt, utasítást, kikötést és feltételeket megismertük, megértettük a jelen nyilatkozattal elfogadjuk. Az ajánlatkérés alkalmas volt arra, hogy megfelelő ajánlatot készíthessünk, és ajánlatunkat ennek figyelembevételével tesszük.
4. Kijelentjük, hogy az ajánlatunkban tett nyilatkozataink a valóságnak megfelelnek.
5. Nyilatkozunk, hogy a megpályázott munkára megfelelő jogosultsággal és szakértelemmel rendelkezünk.
6. Az általam jegyzett cégre nem állnak fenn az alább megfogalmazott kizáró okok:
a) végelszámolás alatt áll, vagy az ellene indított csődeljárás vagy felszámolási eljárás folyamatban van, illetőleg ha az Ajánlattevő (alvállalkozó) személyes joga szerinti hasonló eljárás van folyamatban, vagy aki személyes joga szerint hasonló helyzetben van;
b) tevékenységét felfüggesztette, vagy akinek tevékenységét felfüggesztették;
c) közbeszerzési eljárásokban való részvételtől jogerősen eltiltásra került, az eltiltás ideje alatt;
d) egy évnél régebben lejárt adó-, vámfizetési vagy társadalombiztosítási járulékfizetési kötelezettségének – a letelepedése szerinti ország vagy az Ajánlatkérő székhelye szerinti ország jogszabályai alapján – nem tett eleget, kivéve, ha megfizetésére halasztást kapott;
e) korábbi – három évnél nem régebben lezárult – közbeszerzési eljárásban hamis adatot szolgáltatott és ezért az eljárásból kizárták, illetőleg a hamis adat szolgáltatását jogerősen megállították;
f) gazdasági, illetőleg szakmai tevékenységével kapcsolatban jogerős bírósági ítéletben megállapított bűncselekményt követett el;
7. Nem veszünk igénybe olyan alvállalkozót, aki/amely a 6. pontban meghatározott kizáró okok hatálya alatt áll.
8. Kijelentjük, hogy az ajánlatunkat a szerződéskötés napjáig fenntartjuk
9. Céginformáció[1]:
| A cég teljes neve | |
| A cég rövidített neve, ha van ilyen | |
| Cégjegyzékszáma | |
| Adószám illetve adóazonosító jel | |
| Pénzforgalmi jelzőszáma | |
| Székhely | |
| Irányítószám, település | |
| Utca, házszám | |
| Honlap | |
| Postacím (ha nem azonos a székhellyel) | |
| Irányítószám település | |
| Utca, házszám | |
| Postafiók | |
| Cégjegyzésre (aláírásra) jogosult személy(ek) | |
| Név, beosztása | |
| Telefon | |
| Mobil | |
| Fax | |
| Az eljárásban kapcsolattartó személy | |
| Név, beosztása | |
| Telefon | |
| Mobil | |
| Céges személyi és szakmai háttér adatai | |
| Cég alkalmazottak száma (összesen /ebből felsőfokú végzettségű) | |
| Szerződéses külső szakértői kapcsolatok (személyek) száma | |
| Az ajánlatkérés tárgyának megfelelő referenciák | |
10. Kötelezettséget vállalunk arra, hogy az eljárás nyerteseként – az eljárás nyertesének visszalépése esetén a második legkedvezőbb ajánlatot benyújtó Ajánlattevőként – Ajánlatkérővel megkötjük a vállalkozási keretszerződést, és jelen ajánlattételi felhívás tárgyát képező feladatokat az alábbi díjazás ellenében végezzük:
| Iratrendezés és iratszállítás | Nettó egységár
Ft/fm |
súlyszám | Nettó egységár és a súlyszám szorzata (Ft) |
| 1973 utáni iratok rendezése, selejtezése, selejtezési jegyzőkönyv készítése, levéltári ügyintézés. Részletes, iktatószámonkénti selejtjegyzék készítés nem feladat. Nem létező irattári jelek alá sorolt iratokról a helyes irattári jel megadásával iktatószámonkénti jegyzéket kell készíteni. | 30 | ||
| Iratok dobozolása vagy irományfedélbe történő helyezése, dobozszintű jegyzék készítése, etikett címke nyomtatás, dobozok vagy irományfedélbe helyezett iratok polcra rendezése. | 30 | ||
| Iratanyag szállítása a hivatali irattárak között polctól-polcig az iratsorrend megtartásával. | 20 | ||
| Iratanyag áthelyezése hivatali irattáron belül polctól-polcig az iratsorrend megtartásával. | 10 |
| Eszközök
|
Nettó egységár Ft/db | súlyszám | Nettó egységár és a súlyszám szorzata (Ft) |
| Nem savmentes A4 szabvány levéltári doboz biztosítása, szállítása | 10 |
| Nettó egységárak és súlyszámok szorzata összesen (Ft): |
Budapest, ……………………………….
Ajánlattevő cégszerű aláírás