Az Üzemeltetési Iroda ellátja egyrészről a Polgármesteri Hivatal telephelyeinek üzemeltetési, fenntartási feladatait, gondoskodik a Polgármesteri Hivatal valamennyi szervezeti egységének működéséhez szükséges tárgyi, műszaki, technikai feltételek és a higiénikus munkakörnyezet biztosításáról, másrészt elvégzi a központi iratkezeléssel összefüggő klasszikus postázói, iratkezelési és állományvédelmi munkafolyamatokat.
Irodavezető: Lits Bálint
cím: 1092 Budapest, Bakáts tér 14. III. emelet 58.
telefon: +36-1-215-1077/290. mellék
e-mail: lits.balint@ferencvaros.hu
Csoportok:
Ügyviteli Csoport
Gondnokság
Épülettakarítási Csoport
Csoportvezető: Öller Attiláné
cím: 1092 Budapest, Bakáts tér 14. III. emelet 58.
telefon: +36-1-215-1077/217. mellék
e-mail: ollerattilane@ferencvaros.hu
Telephelyek:
Cím: 1092 Budapest, Bakáts tér 14. III. emelet 58.,60.
Iktató telefon: +36-1-215-1077/217.,228. mellékek
Postázó telefon: +36-1-215-1077/225.,487. mellékek
Cím: 1092 Budapest, Ráday utca 26. fsz. udvar felől
Telefon: +36-1-215-1077/539.,541. mellékek
Cím: 1096 Budapest, Lenhossék utca 24-28. II. emelet 208.
Telefon: +36-1215-1077/461.,462.,463.,464. mellékek
- Hivatali Kapun beérkezett küldemények érkeztetése,
- klasszikus postázói munkafolyamatok ellátása, postabontás, érkeztetés, szortírozás, irodákra kézbesítés, kimenő posta rögzítése elektronikus feladójegyzékbe, kimenő posta bérmentesítése, bérmentesítő gép üzemeltetése, karbantartásának megszervezése, rendszeres kapcsolattartás a kijelölt postahelyekkel,
- klasszikus központi iratkezelési munkafolyamatok ellátása, iktatás, előzményezés,
- hivatali irattárak fenntartása és a tárolt iratok kezelése, az irattári iratok selejtezése, levéltárba adása,
- az egyedi iratkezelési szabályzat felülvizsgálata és aktualizálása,
- az elektronikus iratkezelő szoftver alkalmazásgazdai feladatainak ellátása,
- hatósági statisztikai lekérdezések elvégzése és az adatszolgáltatás összeállítása.
Koordinátor: Polgár Lászlóné
Cím: 1092 Budapest, Bakáts tér 14. III. emelet 58.
Telefon: +36-1-215-1077/666. mellék
E-mail: polgar.laszlone@ferencvaros.hu
Telephely:
Cím: 1092 Budapest, Bakáts tér 14. III. emelet 58.
Telefon: +36-1-215-1077/419.,455.,588. mellékek
- hivatali telephelyeket érintő közműszolgáltatói szerződések és számlák kezelése,
- hivatali telephelyek és az önkormányzati tulajdonában lévő intézményi bérlemények vagyon-és felelősség biztosításának, továbbá az iroda üzemeltetésében álló hivatali és önkormányzati tulajdonú gépjárművek kötelező felelősség és casco biztosításának kezelése,
- az iroda üzemeltetésében álló hivatali és önkormányzati tulajdonú gépjárművek üzemben tartása, rendszeresen igényelt személyszállítási és fuvarozási feladatok ellátása,
- hivatali telephelyek rendszeres papír-és irodaszer, nyomtatvány ellátása,
- hivatali telephelyeken üzemeltetett vízadagoló automaták üzemben tartása, rendszeres töltése,
- hivatali telephelyek irodai növényápolási feladatainak ellátása, igény esetén szépkorú köszöntésre, jubileumi jutalomra virágcsokrok, reprezentációs ajándéktárgyak beszerzése,
- hivatali rendezvények, oktatások, jubileumi köszöntések, meghallgatások és egyéb hivatali reprezentációs események ellátmányi kiszolgálása,
- rendszeres fizikai és szállítmányozási segítségnyújtás hivatali és önkormányzati rendezvények lebonyolításában,
- a hivatali telephelyeken és külső irattáraiban rendszeresen és ad-hoc jelleggel előforduló nagyobb mérvű költöztetési, szállítmányozási, anyagmozgatási és rakodási igények szakszerű végrehajtásának megszervezése, koordinálása,
- taxi személyszállítási szolgáltatás fenntartása,
- a napilapok, folyóiratok, kiadványok rendszeres, igény szerinti beszerzése
- a hivatali bélyegző nyilvántartás név szerinti vezetése, igény szerint bélyegzők gyártatása
- karbantartó személyzet fenntartása, a hivatal telephelyein és külső irattáraiban rendszeresen és ad-hoc jelleggel előforduló műszaki jellegű hibaelhárítások szakszerű végrehajtása és a pro-aktív, előrelátó gondnoki szemlélet betartása céljából,
- a hivatali telephelyeken működő szünetmentes tápok, automata ajtók, felvonók, kazánok, klímarendszerek, gázérzékelő berendezések üzemeltetése, karbantartások megszervezése,
- a gondnoksági igény – és hibajegy kezelő rendszerben érkezett – hivatali igények folyamatos teljesítése és a teljesítéssel összefüggő beszerzések adminisztrálása, utólagos elszámolása,
- az irodai feladatellátással összefüggő nagy értékű beszerzési eljárások kiírása, a beszerzési eljárások lefolytatása,
- az évenként esedékes leltározási feladatok ellátása, eszközmozgatások követése, adminisztrálása,
- elhasználódott, rendeltetésének már nem megfelelő, működésképtelen tárgyi eszközök selejtezése és a selejtezési eljárás adminisztrálása,
- a hivatali üdülő fenntartása, a hivatali üdülések megszervezése.
Koordinátor: Jónás András
Cím: 1092 Budapest, Bakáts tér 14. III. emelet 58.
Telefon: +36-1-215-1077/265. mellék
E-mail: jonas.andras@ferencvaros.hu
- A hivatali telephelyek folyamatos tisztántartása, a higiénikus irodai és ügyfélszolgálati munkakörnyezet fenntartása,
- a hivatali telephelyek irodahelyiségeiben és a közösen használt helyiségekben elhelyezett szeméttároló kosarak rendszeres ürítése, a szeméttároló kosarak tisztántartása, a szemeteszsákok cseréje, a szelektív és kommunális szemét hulladékgyűjtő tartályokban történő elhelyezése és azok elszállítása céljából történő rendszeres kihelyezése,
- a hivatali telephelyek keletkezett papír zúzda ürítése, továbbá azok elszállításának és megsemmisítésének megszervezése,
- a takarítási feladatellátáshoz szükséges és a Hivatali telephelyek közösen használt helyiségeiben biztosított tisztító – és tisztálkodási szerek, valamint higiéniai eszközök, töltőanyagok és adagolók beszerzése, tárolása, nyilvántartása és kiadása,
- a takarítási feladatellátáshoz szükséges műszaki eszközök beszerzése, tárolása, nyilvántartása és karbantartása,
- a hivatali rendezvényekhez, a polgármesteri és jegyzői megbeszélésekhez, a képviselő-testület és bizottsági ülésekhez, valamint a választásokhoz fűződő terítési és mosogatási feladatok ellátása,
- a hivatali rendezvényekhez, a képviselő-testületi ülésekhez és a választások lebonyolításához szükséges textíliák beszerzése, varratása, mosatása, vasalása és tárolása.